Quản Lý Lịch Làm Việc Nhân Viên Thời Vụ: Ca Lặp Lại, Slot, Ca Gấp Và Huỷ Ca

Tuyển được người mới là một nửa công việc. Nửa còn lại là xếp lịch làm việc mỗi tuần: ai làm ca sáng, ai đứng quầy, ai vừa báo bận, ca thứ Bảy đã đủ người chưa. Với quán cà phê, cửa hàng, kho hàng hay đội sự kiện, việc này thường nằm trong một file Excel và vài chục tin nhắn Zalo, và chỉ cần đổi giờ một ca là phải nhắn lại từng người.

JobFling gom việc quản lý ca làm vào một chỗ: ca lặp lại tự tạo theo tuần, slot để chia vị trí trong ca, ca gấp cho lúc thiếu người phút chót, giờ khoá nhận ca để biết ai rời sát giờ, và một tab Hoạt động cho biết hôm nay bạn cần xử lý gì.

Bài viết này dành cho chủ quán, quản lý cửa hàng và người điều phối nhân sự thời vụ. Nếu bạn chưa đăng việc lần nào, hãy đọc trước cách tuyển nhân viên part-time nhanh trên JobFling.

Tóm tắt nhanh

1. Tạo ca lặp lại cho lịch cố định hằng tuần, chỉ thiết lập một lần.
2. Chốt giờ và tiền công ngay khi tạo ca: sau đó không sửa được nữa.
3. Chia slot trong ca để biết ai đứng vị trí nào.
4. Đặt giờ khoá nhận ca để được báo khi có người rời sát giờ.
5. Dùng ca gấp khi cần người cho một ca sắp bắt đầu hoặc đang diễn ra.
6. Theo dõi tab Hoạt động để duyệt người, hoàn thành ca và thanh toán.

Trước khi tạo ca: chốt giờ và tiền công

Đây là điều quan trọng nhất cần biết khi xếp lịch trên JobFling: giờ làm, tiền công và thời lượng làm việc của một ca không sửa được sau khi ca đã được tạo. Màn hình sửa ca vẫn hiện những thông tin này, nhưng chỉ để xem.

Lý do là để bảo vệ cả hai bên. Nhân viên nhận ca dựa trên giờ và tiền công họ thấy lúc đăng ký. Nếu những thứ đó có thể âm thầm thay đổi, họ có thể đến sai giờ hoặc chỉ phát hiện lương bị giảm khi nhận tiền. Muốn đổi giờ hay tiền công, bạn huỷ ca rồi tạo ca mới, và nhân viên tự quyết định có nhận ca mới hay không.

Vì vậy, trước khi đăng một chuỗi ca dài, hãy kiểm tra kỹ:

• Giờ bắt đầu và kết thúc đã khớp với giờ mở cửa, giờ giao ca chưa.
• Tiền công mỗi ca đã tính đủ phụ cấp ca tối, cuối tuần (nếu bạn có trả) chưa.
• Với sự kiện, có cần dùng Thời gian làm (phút) cho vị trí chỉ cần có mặt một phần ca không. Để trống nghĩa là làm toàn bộ ca.

Ca lặp lại: thiết lập lịch cố định một lần

Phần lớn lịch làm việc thời vụ lặp lại: ca tối thứ Sáu, ca sáng cuối tuần, ca kiểm kho đầu tháng. Thay vì tạo lại từng ca mỗi tuần, khi thêm ca bạn bật mục Lặp lại và chọn:

• Lặp lại theo Ngày, Tuần hoặc Tháng.
• Khoảng: mỗi 1 tuần, mỗi 2 tuần, và tiếp tục như vậy.
• Các ngày trong tuần (với lặp theo tuần): ví dụ chọn T2, T4, T6 cho ca cố định ba buổi mỗi tuần.
• Kết thúc: Không kết thúc, sau một Số lần lặp, hoặc Kết thúc vào ngày cụ thể, ví dụ hết mùa cao điểm.

JobFling tạo sẵn các ca trong vài tuần tới và tự nối dài chuỗi theo thời gian, nên lịch "không kết thúc" vẫn luôn có ca mới để nhân viên nhận.

Mẹo: nếu mỗi ngày có nhiều ca giống nhau (sáng, chiều, tối), hãy tạo một ca, dùng Nhân đôi ca làm rồi chỉnh giờ trước khi lưu, sau đó đặt lặp lại cho từng ca.

Slot: chia vị trí trong một ca

Một ca 5 người thường không phải 5 người làm cùng một việc. Quán cà phê cần người pha chế, người phục vụ, người thu ngân. Sự kiện cần người check-in, người hướng dẫn, người hậu cần. Slot là cách JobFling chia những vị trí đó trong một ca.

Trong màn hình sửa ca, mở Quản lý slot / suất để đặt tên từng slot ("Pha chế", "Thu ngân", "Check-in cổng A") và số người cần cho mỗi slot.

Ở trang chi tiết ca, bạn chọn một hoặc nhiều nhân viên rồi bấm Đổi slot để phân công. Người chưa được xếp hiện là Chưa phân công. Nếu bạn xếp slot cho một người còn đang chờ duyệt, việc đó cũng đồng nghĩa với duyệt họ vào ca.

Sửa ca: những gì còn đổi được

Bấm Sửa ca để mở màn hình Chỉnh sửa ca làm việc. Ở đây bạn đổi được:

• Tiêu đề ca, ví dụ ghi chú nhiệm vụ hoặc đồng phục.
• Số người cần, khi tuần cao điểm cần thêm người hoặc tuần vắng khách cần ít đi.
• Slot trong ca, qua Quản lý slot / suất.
• Yêu cầu duyệt: bật thì người đăng ký chỉ vào ca sau khi bạn duyệt.
• Khóa nhận ca: mốc thời gian quyết định việc rời ca có được ghi lại hay không (xem bên dưới).
• Ca gấp: chỉ hiện với ca không lặp lại và sắp bắt đầu.

Khi sửa một ca thuộc chuỗi lặp lại, app hỏi phạm vi áp dụng:

• Chỉ ca này: các ca khác giữ nguyên. Dùng cho thay đổi một lần, như ngày lễ.
• Ca này và các ca sau: áp dụng từ ca này trở đi, kể cả những ca chuỗi sẽ tạo thêm sau này.
• Tất cả các ca: áp dụng cho mọi ca chưa bắt đầu trong chuỗi.

Huỷ ca: cách duy nhất để đổi giờ hoặc tiền công

Bạn huỷ ca bằng nút Huỷ ca này trong màn hình sửa ca, hoặc nút huỷ cạnh từng ngày trong danh sách ca. Một vài điều cần biết:

• Chỉ huỷ được ca chưa kết thúc. Ca đã diễn ra xong giữ nguyên để lịch sử làm việc và tiền công không bị thay đổi.
• Bạn có thể ghi Lý do huỷ ca (tuỳ chọn). Những người đã được nhận vào ca sẽ nhận thông báo ca bị huỷ, với lý do của bạn làm nội dung. Người còn đang chờ duyệt không bị làm phiền.
• Với ca lặp lại, bạn chọn Chỉ huỷ ca này, Huỷ ca này và tất cả ca diễn ra sau này, hoặc Huỷ tất cả các ca chưa bắt đầu trong chuỗi. Hai lựa chọn sau dừng hẳn chuỗi, không tạo thêm ca mới.
• Ca đã huỷ không khôi phục được.

Mẹo khi phải đổi giờ: tạo ca mới với giờ đúng trước, rồi mới huỷ ca cũ và ghi rõ trong lý do, ví dụ "Ca chuyển sang 18:00–22:00, mời các bạn đăng ký lại ca mới." Nhân viên đọc thông báo là biết phải làm gì tiếp.

Ca gấp: khi thiếu người phút chót

Bình thường, ca chỉ hiện trong tìm kiếm việc cho đến lúc bắt đầu. Nhưng nếu một nhân viên báo nghỉ sát giờ, bạn cần người ngay cả khi ca đã chạy. Đó là lúc dùng Ca gấp.

• Ca gấp vẫn hiện trong tìm kiếm việc khi ca đã bắt đầu, cho đến khi kết thúc, kèm nhãn Cần gấp để người tìm việc dễ thấy.
• Chỉ dành cho ca không lặp lại và sắp bắt đầu, trong khung thời gian app cho phép. Ca lặp lại là lịch đã lên trước, nên không đánh dấu gấp được.
• Bạn bật ca gấp khi tạo ca, hoặc sau đó trong màn hình sửa ca khi ca đã vào khung thời gian này.

Khoá nhận ca và chuyện nhân viên rời ca

Trên JobFling, nhân viên luôn rời ca được ngay, không cần bạn duyệt. Lý do khá thực tế: người đã muốn nghỉ thì dù bị từ chối cũng thường không đến, và một yêu cầu chờ duyệt chỉ làm bạn biết tin muộn hơn.

Điều bạn kiểm soát là Khóa nhận ca:

• Trước thời điểm khoá, người làm rời ca tự do và không bị ghi lại. Bạn không nhận thông báo, chỉ thấy ca có thêm chỗ trống.
• Sau thời điểm khoá, họ vẫn rời được ngay, nhưng việc rời ca được ghi lại và bạn được báo, kèm lý do nếu họ có ghi.
• Để trống thì lúc nào rời ca cũng được ghi lại và bạn đều được báo.

Nên đặt giờ khoá bao xa? Hãy lấy thời gian bạn thật sự cần để tìm người thay. Quán nhỏ có sẵn nhóm nhân viên quen có thể chỉ cần 12 giờ. Sự kiện cần đào tạo trước có thể cần 2 đến 3 ngày.

Mục Yêu cầu ở trang chi tiết ca giờ chỉ còn hiện những đơn xin nghỉ hoặc đổi ca cũ vẫn đang mở từ trước. Nhân viên không tạo thêm được yêu cầu mới.

Nếu chính bạn cần cho một người rời ca, chọn họ trong danh sách và bấm Cho rời ca. Bạn có thể ghi lý do, và họ sẽ nhận được thông báo.

Tab Hoạt động: việc cần làm hôm nay

Ở chế độ tuyển dụng, tab Hoạt động gom mọi việc đang chờ bạn, chia thành bốn mục:

• Ca làm: người đang chờ duyệt vào từng ca. Bạn duyệt hoặc từ chối từng người, hoặc Duyệt tất cả một lần.
• Công việc: người xin tham gia công việc của bạn. Duyệt ở đây là thêm họ vào công việc luôn.
• Cần hoàn thành: các ca đã kết thúc nhưng chưa đánh dấu hoàn thành. Bấm Hoàn thành tất cả để chốt cùng lúc, hoặc bật Tự động hoàn thành ca để app tự đánh dấu các ca đã kết thúc (kiểm tra mỗi giờ).
• Chờ thanh toán: nhân viên của các ca đã hoàn thành mà chưa được trả tiền, kèm tổng số tiền cần thanh toán cho từng người.

Trong danh sách ca của từng công việc cũng có nút Hoàn thành tất cả cho các ca đã kết thúc. Ca kết thúc sớm hơn dự kiến thì bạn bấm Hoàn thành sớm ngay trong trang chi tiết ca.

Mẹo xếp lịch làm việc cho từng loại hình

• Quán cà phê, nhà hàng: tạo ca lặp lại theo tuần cho ca cố định, chia slot Pha chế / Phục vụ / Thu ngân, đặt khoá nhận ca trước ca khoảng 24 giờ.
• Cửa hàng bán lẻ: dùng ca lặp lại có Kết thúc vào ngày cho mùa cao điểm (Tết, khai giảng) để lịch tự dừng khi hết mùa. Tạo riêng ca cho ngày lễ nếu bạn trả tiền công khác ngày thường.
• Sự kiện: một ca có nhiều slot (Check-in, Hướng dẫn, Hậu cần), dùng Thời gian làm (phút) cho vị trí chỉ cần có mặt một phần ca, và để sẵn ca gấp khi sát ngày còn thiếu người.
• Kho hàng: ca sáng và ca đêm lặp hằng ngày, bật Yêu cầu duyệt để giữ đội quen việc.

Câu hỏi thường gặp

Tôi muốn đổi giờ một ca đã có người nhận thì làm sao?

Giờ và tiền công không sửa được sau khi tạo ca. Hãy tạo ca mới với giờ đúng, rồi huỷ ca cũ và ghi lý do. Những người đã được nhận vào ca cũ sẽ nhận thông báo huỷ kèm lý do của bạn.

Ca lặp lại "Không kết thúc" có tạo ca mãi mãi không?

Có, cho đến khi bạn dừng chuỗi. JobFling chỉ tạo sẵn ca cho vài tuần tới rồi tự nối thêm. Muốn dừng, bạn huỷ một ca trong chuỗi và chọn huỷ ca này và các ca sau, hoặc tất cả các ca chưa bắt đầu.

Tôi đổi số người cần tuyển thì nhân viên có bị ảnh hưởng không?

Không. Tên ca, số người cần, slot, yêu cầu duyệt, giờ khoá và ca gấp đều sửa được mà không ảnh hưởng đến người đã nhận ca.

Nhân viên rời ca sát giờ thì tôi có biết không?

Nếu họ rời sau giờ khoá, hoặc ca không có giờ khoá, bạn nhận thông báo ngay kèm lý do (nếu có). Nếu họ rời trước giờ khoá, app không báo, nhưng chỗ trống hiện ra trong ca để người khác đăng ký.

JobFling có thay được file Excel xếp lịch không?

Với lịch ca của nhân viên thời vụ và part-time thì phần lớn là có: lịch, người nhận ca, vị trí trong ca, việc hoàn thành ca và thanh toán đều nằm trong một app, và nhân viên tự thấy lịch của họ trên điện thoại.

Bắt đầu xếp lịch làm việc trên JobFling

Một lịch làm việc tốt là lịch mà mọi người đều biết mình làm ca nào, vị trí nào, với giờ và tiền công không đổi sau lưng họ. JobFling giữ những điều đó cố định, và báo cho bạn khi có người rời ca sau giờ khoá.

Tải app JobFling, tạo ca lặp lại đầu tiên và mở tab Hoạt động mỗi sáng để biết hôm nay cần làm gì.